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A consulta de processos de execução criminal deve ser feita via Portal PEC.
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Seguem abaixo as perguntas e respostas que, frequentemente, são feitas a respeito do Sistema SEI!

Cadastros

A partir de data a ser amplamente divulgada, a abertura de todos os processos deverá ser obrigatoriamente feita através do novo sistema.

Os processos antigos não serão inseridos no novo Sistema e continuarão em papel sendo acessados da mesma forma que são hoje. A digitalização dos processos antigos deverá ser tratada em outro projeto.

Há diversas maneiras que podem ser utilizadas para esta tarefa. A mais simples é fazer tudo no seu próprio computador, clicar no ícone da caneta, escolher o nome da pessoa que deve assinar o documento, o cargo/função adequada, chamar esta pessoa até sua mesa e pedir que ela digite sua senha. Isto pode ser repetido tantas vezes quantas forem as assinaturas necessárias no documento. Esta opção possui o inconveniente de ser necessário a presença física da pessoa para digitar a senha na sua sessão de trabalho no seu computador. Outra maneira é, sendo ela da mesma unidade que você, avisá-la para assinar indicando o processo e o documento que deve ser assinado. A outra maneira é trabalhar com o recurso do Bloco de assinaturas cujos passos estão explicados no manual do usuário na página 124. Clique aqui para acessar o manual do usuário ou assista o tutorial em vídeo.

Obs: CUIDADO! Este recurso é muito poderoso, não o utilize sem saber o que está fazendo.

O sistema SPI será totalmente substituído pelo Sistema SEI para processos novos. O Sistema SEI também é um sistema de protocolo. O sistema SPI continuará sendo utilizado para todos os processos em papel ativos e arquivados, mesmo após a data de início do Sistema SEI.

Prazos

Processos originados no Tribunal a partir do SEI serão encaminhados para entidades externas através da disponibilização do acesso específico para este fim através do site do TJ/RS. Ao retornar, caso seja necessária inclusão de documento, este será feito nas unidades afins ao processo.

O sistema permite que, para documentos recebidos em formato digital, qualquer servidor lotado no setor destinatário do documento poderá incluí-lo no processo desde que tenha o devido acesso. Para documentos recebidos em papel a área destinatária do documento deverá escaneá-lo, preferencialmente utilizando um software OCR para torná-lo pesquisável, incluí-lo no processo, anotar seu número único dado pelo SEI e encaminhá-lo ao setor de Protocolo e Arquivo para guarda do original, se necessário. Para o público externo as entregas de documentos não sofrerão alterações.

A meta é receber tudo eletronicamente e apenas o que for estritamente necessário será levado à guarda no Arquivo.

Geral

Unidade de Autuação

Qualquer usuário da unidade pode iniciar um processo. Não é mais necessário o envio dos documentos para o setor de autuação.

Expedientes Avulsos

Não há trâmite de expedientes avulsos. No SEI tudo tramita dentro de processos.

Documentos Externos e Internos

Documentos Externos: documentos produzidos fora do sistema, recebidos pela unidade ou gerados por outros sistemas que serão juntados manualmente ao processo. Esses documentos não podem ser assinados eletronicamente e, por isso, devem sempre ser referenciados em um documento interno do SEI. Exemplos: Pesquisa de Preço feita na internet, documentação do fornecedor, nota de reserva, nota de empenho, etc.

Documentos Internos: documentos criados, editados e assinados dentro do próprio sistema, nomeados conforme sua finalidade. O editor de documentos do SEI é similar ao editor do Word, permitindo inserção de tabelas, formatação e uso de links (Link SEI). Exemplos: Despacho, Solicitação, Informação, Ofício, Formulário, Ata, Parecer.

Referência às Folhas do Processo

Não há número de folha. Para remeter a um documento do mesmo ou de outro processo, basta fazer referência ao número SEI do documento (através do Link SEI na edição do documento) e criar um link para acesso direto.

Arquivamento

No SEI, para arquivar o processo basta “Concluir o processo” na unidade. Se necessário, é possível “Reabrir o processo” acessando-o novamente.

Consulta de Processos

Qualquer processo público ou aqueles restritos que passaram por sua unidade podem ser consultados na íntegra e mantidos em Acompanhamento Especial.

Tramitação de Processos

No SEI, a tramitação de processos é instantânea e múltipla. No papel, se um processo exigisse medidas de múltiplas unidades, ele precisaria ser enviado e passar por uma unidade de cada vez, o que acrescenta muito tempo à tramitação. No SEI O processo pode ser enviado a várias unidades, para que cada uma delas atue simultaneamente no processo – quando não existir uma ordem específica para a instrução do processo. Como regra, sempre que terminar de atuar em um processo, não o mantenha aberto na unidade – tramite ou encerre. E antes de enviar ou encerrar, verifique se todos os documentos foram incluídos e estão devidamente assinados pelos responsáveis.

Recursos que Facilitam o Trabalho

O SEI possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações. As bases de conhecimento oferecem orientações sobre procedimentos e fluxo adequado dos tipos de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de documentos no sistema.

Somente documentos internos podem ser assinados eletronicamente com senha ou certificação digital. Assinatura “escaneada” não é uma assinatura eletrônica válida. Documentos só podem tramitar depois de assinados, caso contrário não podem ser visualizados por outras unidades. Para assinar um documento externo, criar um documento interno referenciando os documentos externos e assinar este documento. Somente assim, o documento externo terá validade.

As cores dos processos na Tela de Controle têm um significado, permitindo ao usuário identificar processos não recebidos ou já acessados.

• Os processos marcados na cor vermelha ainda não foram recebidos por ninguém da unidade.

• Os processos em azul são processos que foram acessados por você recentemente.

• Os processos na cor preta são processos já recebidos por alguém da sua unidade.

As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI!, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente na Tela Controle de Processos, como operações em lote.

INCLUIR DOCUMENTO
Inclui novos documentos no processo.
ENVIAR PROCESSO (DISPONÍVEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS)
Tramita o processo para outras unidades.
ATUALIZAR ANDAMENTO (DISPONÍVEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS)
Inclui no HISTÓRICO DO PROCESSO informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo.
CIÊNCIA NO PROCESSO
Utilizado para que as unidades deem ciência ao processo, dispensando a necessidade de se criar um novo documento para isso.
ATRIBUIÇÃO DO PROCESSO (DISPONÍVEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS)
Atribui a determinado usuário a responsabilidade sobre o processo.
CONSULTAR / ALTERAR PROCESSO
Oferece consulta e alteração das informações cadastradas na criação (autuação) do processo. Utilizado principalmente quando alguma informação de cadastramento do processo estiver incorreta (exemplo: tipo do processo) e precisar ser alterada.
ANOTAÇÕES (DISPONÍVEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS)
Permite a inclusão de anotações visíveis somente aos usuários da própria. É a versão eletrônica do “post-it” que se coloca no processo em papel!
CONCLUIR PROCESSO NESTA UNIDADE (DISPONÍVEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS)
Equivale ao ato de encerrar o processo. Caso o processo esteja aberto em mais de uma unidade, encerra as atividades somente na unidade.
EXCLUIR PROCESSO
Exclui o processo, caso ele ainda não tenha documentos inseridos nele. Utilizado para o caso em que a unidade criou um processo por engano, sem necessitar de um. Caso necessite somente de correção, utilize o botão CONSULTAR / ALTERAR PROCESSO.
SOBRESTAR PROCESSO
Atribui aos processos o sobrestamento, que interrompe seus prazos e impede que sejam feitas inclusões de novos documentos ou alterações das minutas existentes.
ANEXAR PROCESSO
Anexa o processo em outro. Tal como anexação nos processos em papel, impede que novos documentos sejam incluídos no processo anexado.
RELACIONAR PROCESSOS
Vincula processos entre si. Procedimento distinto da anexação, porque os processos continuam tramitando independentes entre si, apenas mantendo indicação de seu relacionamento na coluna esquerda da tela de processo.
INICIAR PROCESSO RELACIONADO
Vincula um processo existente a outro que você criará. Procedimento distinto da anexação, porque os processos continuam tramitando independentes entre si, apenas mantendo indicação de seu relacionamento na coluna esquerda da tela de processo.
ACOMPANHAMENTO ESPECIAL
Inclui o processo em um grupo de acompanhamento especial, para que a unidade tenha acesso rápido ao processo, mesmo que ele não esteja mais na unidade.
DUPLICAR PROCESSO
Gera um novo processo com cópias dos documentos constantes do processo copiado.
ENVIAR CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA
Envia e-mail relacionado ao processo, permitindo encaminhar documentos do processo. O e-mail passa a ser um documento do próprio processo. Não utilizada.
GERENCIAR DISPONIBILIZAÇÃO DE ACESSO EXTERNO
Liberar acesso ao processo a usuário externo. Ainda não implantado.
GERAR ARQUIVO DO PROCESSO (PDF ou ZIP)
Na primeira opção, o SEI! gera um arquivo em formato PDF com documentos do processo. Na segunda, ele gera uma pasta compactada em formato ZIP. Permite escolher quais documentos. Serve para a extração de informações do SEI!.
CONTROLE DE PROCESSOS
Retorna à tela Controle de Processos.

As operações abaixo são as principais no trabalho com documentos no SEI!

CIÊNCIA NO DOCUMENTO
Utilizado para que as unidades deem ciência NO DOCUMENTO, dispensando a necessidade de se criar um novo documento para esse fim.
CONSULTAR / ALTERAR DOCUMENTO
Oferece consulta e alteração das informações cadastradas na criação do documento. Utilizado quando alguma informação cadastral do documento estiver incorreta (descrição, interessados, destinatários, classificação por assuntos ou nível de acesso).
EDITAR CONTEÚDO
Permite editar o conteúdo (o texto) do documento.
ASSINAR DOCUMENTO
Incluir uma assinatura eletrônica no documento, mediante confirmação com uso da senha do sistema ou por meio de certificação digital.
INCLUIR EM BLOCO DE ASSINATURA
Permite que o documento seja assinado por mais de um usuário do sistema.
EXCLUIR DOCUMENTO
Exclui o documento, caso ele ainda não tenha sido enviado para ou visualizado por outras unidades. Utilizado no caso em que a unidade criou um documento por engano, sem necessitar de um. Caso o documento somente precise ser corrigido, utilize o botão CONSULTAR / ALTERAR DOCUMENTO ou EDITAR CONTEÚDO.
ADICIONAR AOS MODELOS FAVORITOS
Permite salvar o documento numa lista de favoritos, para aproveitar seu formato e conteúdo na elaboração de novos documentos no futuro.
IMPRIMIR WEB
Envia o documento para impressão.
VERSÕES DO DOCUMENTO
Permite saber quantas vezes um documento gerado foi editado, e também recuperar versões anteriores do documento.
ENVIAR DOCUMENTO POR CORREIO ELETRÔNICO
Envia e-mail com o documento como um anexo. O e-mail passa a ser um documento do próprio processo.
GERENCIAR LIBERAÇÕES PARA ASSINATURA EXTERNA
Liberar assinatura do documento por usuário externo. Não utilizada.