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PERGUNTAS FREQUENTES

1. Quais comarcas fazem parte do projeto de digitalização previsto pelo edital nº 03/2021-COMAG?

O projeto iniciou com as comarcas de Porto Alegre, Alegrete, Alvorada, Bagé, Bento Gonçalves, Cachoeirinha, Canoas, Caxias do Sul, Gravataí, Guaíba, Novo Hamburgo, Passo Fundo, Pelotas, Rio Grande, Santa Cruz do Sul, Santa Maria, Santana do Livramento, São Gabriel, São Leopoldo, Sapiranga, Taquara, Uruguaiana, Viamão e Santa Rosa.

2. Todos os processos devem ser digitalizados?

Não, o projeto foi desenvolvido para a digitalização de 10% do acervo pré-cadastrado (data de referência 07/12/2020).

Devem ser priorizados os processos urgentes e preferências legais, art. 662 da Consolidação Normativa (idosos, doença grave) com até 1(um) volume;

A listagem do quantitativo foi encaminhada por e-mail para as unidades.

3. Qual o valor pago pela hora extraordinária trabalhada?

O valor é variável de acordo com o cargo, entrância e vantagens temporais do servidor.

4. Quem pode fazer horas extras?

Preferencialmente dentre Oficiais Escreventes que não sejam ocupantes de função gratificada e, excepcionalmente pelos demais Oficiais Escreventes, Auxiliares de Serviços Gerais*, Escrivães, Oficiais Ajudantes e Distribuidores/Contadores, se houver interesse, sem limitação de número de servidores lotados em cada serventia, respeitando-se o limite de horas extras previstas.
* Auxiliares de serviços gerais poderão fazer a atividade de digitalização, englobando a desmontagem, higienização, digitalização propriamente dita, remontagem, acondicionamento e armazenamento dos processos físicos.

Estagiários e celetistas podem atuar em horário de expediente, mas não podem fazer horas-extras.

5. É possível dividir as horas extraordinárias em 2 períodos de 1 hora cada (manhã e noite)?

Sim, é possível, desde que obedecido o intervalo mínimo de 15 minutos antes ou após a jornada diária.

6. É possível realizar 04 horas durante a semana e 02 horas no sábado?

Sim, é possível, obedecendo o limite mínimo de 1 hora e máximo de 2 horas diárias ou até 4 horas no sábado, sendo o conjunto de no máximo 6 horas semanais.

7. É possível realizar 4h semanais e não 6h?

Sim, é possível, desde que não encontrados servidores interessados em desempenhar as 6h semanais.

8. É possível realizar o projeto nos dias em que o servidor atua nas sessões noturnas do JEC?

Não. É vedada a prestação da jornada extraordinária nos dias das sessões noturnas do JEC para as quais o servidor tenha sido designado.

9. Horário extraordinário para a digitalização:

No máximo 2 horas extraordinárias por dia, imediatamente antes ou após a jornada de trabalho, respeitados os 15 minutos entre jornadas.

Considera-se jornada de trabalho:

  • Remoto – das 9h às 18h
  • Presencial – das 10h às 19h (mesmo que o deslocamento presencial seja das 13h às 19h)

Excepcionalmente poderá ser aos sábados, com a prestação de 4 (quatro) horas extras consecutivas.

10. Greve - Compensação

Não é possível receber pagamento por horas extras enquanto existirem horas de greve a compensar pelo servidor.

11. É possível fazer horas extras em mais de um projeto?

É possível participar de mais de um projeto reforço desde que não existam horas extras a compensar pelo movimento paredista passado. E, sempre respeitando o limite de 2 horas extras diárias e no máximo 10 horas extras por semana (previsto no § 1º do art. 3º do Provimento 26/2010-CGJ) somados os projetos).

12. Haverá fornecimento de equipamento extra para a digitalização?

Não, o projeto deve ser desenvolvidos com a utilização dos equipamentos existentes.

 

PLANO DE TRABALHO RESUMIDO

PROJETO: Projeto Reforço Cartorário nas comarcas de Porto Alegre, Alegrete, Alvorada, Bagé, Bento Gonçalves, Cachoeirinha, Canoas, Caxias do Sul, Gravataí, Guaíba, Novo Hamburgo, Passo Fundo, Pelotas, Rio Grande, Santa Cruz do Sul, Santa Maria, Santana do Livramento, São Gabriel, São Leopoldo, Sapiranga, Taquara, Uruguaiana, Viamão e Santa Rosa.

PERÍODO: a contar de 01/03/2021 até 30/06/2021, de acordo com os limites de horas extras encaminhado para as comarcas (junto com o plano de trabalho completo)

  • Cada comarca tem o desdobramento em cartórios e cada cartório poderá digitalizar 10% do seu acervo que foi pré-cadastrado até 07/12/2020.
  • O quantitativo de cada unidade consta na planilha encaminhada junto com o plano de trabalho completo.

CÁLCULO E CONTROLE DE HORAS

  • O controle é efetuado localmente.
  • Exemplo comarca de Guaíba, com autorização de 540 horas, com 6 (seis) servidores fazendo horas extras, 6 (seis) horas por semana cada um. A comarca, com estes números poderia fazer a atividade até completar 540 horas, ou seja, por 15 semanas (36 horas por semana).
  • Portanto, o tempo destinado a cada comarca é distinto, sendo o limitador o quantitativo de horas extras disponibilizado (com a distribuição a ser controlada pela própria comarca). O limite de 30/06/2021 existe enquanto a comarca possuir horas de saldo. Se utilizar todas as horas disponíveis até abril, está findo o projeto.

FORMAS/ETAPAS:

A) Designação de servidores preferencialmente Oficiais Escreventes não detentores de FG e, excepcionalmente, pelos demais Oficiais Escreventes, Auxiliares de Serviços Gerais*, Escrivães, Oficiais Ajudantes e Distribuidores/Contadores, se houver interesse, sem limitação de número de servidores lotados em cada serventia, respeitando-se o limite de horas extras previstas; sendo o mínimo de 2h e máximo de 6h extras semanais por servidor, antes ou após o horário de expediente (remoto ou presencial), ou, excepcionalmente aos sábados, com a prestação de 04 (quatro) horas extras consecutivas.

B) A atividade pode ser desenvolvida em horário de expediente, sem ônus, preservando o atendimento às rotinas essenciais da serventia.

HORÁRIO EXTRAORDINÁRIO:

  • Mínimo de 1h e máximo de 2h extras diárias, de segunda a sexta-feira, podendo ser executada excepcionalmente 4h aos sábados, respeitado o limite semanal para o projeto de 6 horas-extras por semana;
    • quando prestada por servidor que esteja cumprindo o expediente ordinário de forma remota (expediente das 9h às 18h), deverá ser realizada antes das 9h ou após às 18h, com intervalo mínimo de 15 (quinze) minutos entre a hora-extra e a jornada ordinária de trabalho;
    • quando prestada por servidor que esteja cumprindo o expediente ordinário de forma presencial (expediente das 13h às 19h), deverá ser realizada antes das 10h ou após às 19h, com intervalo mínimo de 15 (quinze) minutos entre a hora-extra e a jornada ordinária de trabalho;
    • é vedado o cumprimento extraordinário após às 22h.

OBJETIVO:

  • Digitalização, englobando a desmontagem, higienização, digitalização propriamente dita, remontagem, acondicionamento e armazenamento dos processos físicos (estas atividades poderão ser desenvolvidas por auxiliar de serviços gerais);
  • Indexação, englobando a criação dos blocos de documentos e juntada dos blocos no sistema eproc (esta atividade pode ser realizada remotamente);

Devem ser priorizados os processos urgentes e preferências legais, art. 662 da Consolidação Normativa (idosos, doença grave) com até 1(um) volume;

Salientamos que os processos a serem digitalizados e indexados, já estão devidamente pré-cadastrados na unidade, portanto desconsiderado o tempo dessa atividade na presente proposta.

A estimativa de processos pré-cadastrados em cada unidade se deu pelo levantamento dos processos que estão na situação de "Mov. Ag. Digitalização" no sistema eproc, em 07/12/2020.

OBSERVAÇÕES FINAIS:

IMAGEM:

  • A digitalização prevista neste projeto utiliza as impressoras multifuncionais locais, que devem ser configuradas para a captura de imagem conforme abaixo:
    • Digitalização integral, de capa a capa, frente e verso (quando contiver informação), em arquivo no formato PDF (Portable Document Format).
    • Resolução mínima de 150 e máxima de 300 DPI´s (dots per inch), padrão bitonal (preto e branco), a não ser que a imagem em colorido seja fundamental à peça/documento/processo.

ARQUIVOS:

  • INDEXAÇÃO/PARTICIONAMENTO:

    • Concluída a digitalização de todo o processo em um arquivo único, deve ser feita a sua indexação:
      • por blocos de peças (inicial e documentos, contestação e documentos, denúncia e inquérito etc.) ou,
      • de forma simplificada, independente da matéria, em arquivos de 50 em 50 páginas (ou menor, apenas se necessário, em razão do tamanho do arquivo máximo suportado no eproc, de 11MB)
    • Na indexação simplificada por páginas os  blocos devem ser salvos como:
      • 1. processo judicial - parte 1,
      • 2. processo judicial - parte 2,
      • 3. processo judicial - parte 3.
    • O salvamento com a ordem numérica é de extrema importância para a juntada deste bloco de documentos nesta ordem.

Para a divisão dos arquivos de 50 em 50 folhas recomendamos o uso do Particionador Desktop TJRS

    • configurar o tamanho máximo do arquivo, no primeiro uso, para 11MB.

Demais informações e instruções constam no Manual de Digitalização de Processos Judiciais.

Quando o último ato do processo for um despacho ou decisão este deverá ser salvo e juntado em evento separado, posterior ao de "Juntada de íntegra do Processo" para possibilitar que a parte consiga agravar, se for o caso.

A produtividade esperada é de 1 a 1,5 processos por hora por servidor.

Como a maior parte da atividade não pode ser auditada (digitalização de arquivos), há a necessidade de anotação da produtividade pelos servidores em horário extraordinário, conforme modelo abaixo, o qual poderá ser solicitado para conferência a qualquer tempo.

DIA                         HORÁRIO                               PROCESSO DIGITALIZADO

01/03/2021         18:15 ÀS 20:15H                   00000.0000.000 (informar número(s) do(s) processo(s))


O projeto finaliza quando esgotadas as horas extras disponibilizadas para a comarca.

Na esteira da decisão proferida no expediente SEI nº 8.2019.0010/002790-5, o servidor que ainda não cumpriu integralmente o plano de trabalho relativo à greve poderá prestar esta sobrejornada abrindo mão expressamente da percepção da remuneração das horas extras previstas o projeto, a título de compensação das horas de greve.

atualizado em 23/06/2021